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江蘇省衛生和計劃生育委員會人才服務中心人事檔案代理業務規范

 

 

檔 案 接收

 

一、受理對象

1.代理單位(以下簡稱單位)委托新進人員人事檔案。

2.代理單位離職人員人事檔案。(為便于領取失業保險,離職人員檔案應盡量轉回戶口所在地)

二、受理條件

1.單位委托新進人員應已辦理完公開招聘或調動手續。

2.單位離職人員自愿委托保管人事檔案的,應由單位人事工作人員及本人在離職后30日內攜帶檔案至檔案部辦理。

3.中專以上學歷,干部身份。

三、辦理流程

(一)開具商調函

單位人事工作人員或本人憑單位介紹信開具商調函。(需明確檔案所在地)

(二)存檔

1.單位委托新進人員

基礎材料(學歷材料、工作經歷材料、職稱材料、黨團材料等)完備的,單位人事工作人員或本人憑密封檔案存檔。新進人員需填寫《干部履歷表》并經所在單位人事部門審核蓋章后存檔。

2.離職人員

基礎材料(學歷材料、工作經歷材料、職稱材料、黨團材料、離職材料、事業單位編內離職人員視同繳納保險證明、本人身份證復印件、聯系方式等)完備的,本人及單位人事共同送檔方可接收,送檔時間需在離職后30日內。

3.原則上距離國家規定退休年齡5年以內人員,即男55歲,女50歲,檔案不再接收。

(三)材料審核

1.履歷材料:

(1)《干部履歷表》所填信息應真實準確,應有照片、本人簽名、填表時間、組織印章和單位審核意見。

(2)更改出生日期的,應有個人申請、調查報告、證明材料和上級批復(上級批復按照干部管理權限的組織批復)。

(3)更改參加工作時間的,應有上級批復或確認其參加工作時間的材料(上級批復指按照干部管理權限的組織批復)。

2.學歷材料:

(1)大學本(專)科學歷須有高校學生登記表、高校學生學習成績表、高校畢業生登記表。

(2)碩士研究生學歷須有報考攻讀碩士學位研究生登記表、碩士研究生登記表、碩士研究生學習成績表、碩士畢業研究生登記表、授予碩士學位決定,參加碩士研究生單獨考試的,還應有專家推薦表。

(3)博士研究生學歷須有專家推薦書、報考攻讀博士學位研究生登記表、博士研究生登記表、博士研究生學習成績表、博士畢業研究生登記表、授予博士學位決定。

(4)同等學歷申請碩士、博士學位的,須有學位課程進修成績表和授予碩士、博士學位的材料,其中,授予碩士學位的還須有國家統考科目成績合格證書復印件。

(5)黨校學歷須有學員成績表和學員畢業鑒定表。

(6)其他學歷須有教育部規定的相關材料。“其他學歷”主要指取得研究生班學歷和國(境)外學習取得的學歷學位。取得研究生班學歷須有研究生班學生登記表、學習成績表、研究生班畢業登記表。國(境)外學習取得的學歷學位須有國(境)外的學歷學位證書、教育部留學服務中心出具的《國(境)外學歷學位認證書》和學習成績單的原件或復印件。

(7)非國民教育系列的學習材料(黨校除外),由本人確認作為培訓經歷材料存入檔案,方可接收。

3.工作經歷材料:

(1)原工作單位合同及解除關系材料或調動材料。

(2)原工作單位為機關或事業單位,未簽訂合同的,需有能證明進入單位并在單位連續工作的材料(報到證、吸收錄取干部審批表、轉正定級表、調資表、年度考核表等)。

(3)原工作單位為國有企業,未簽訂勞動合同的,需有能證明進入單位并在單位連續工作的材料(干部履歷表、招工表、轉正定級表、調資表、年度考核表等)。

(4)原工作單位在當事人工作期間進行改制或工商變更的,提供工商部門或代理單位上級主管部門出具的更名文件(復印件)。

(5)按國家規定不需交納社會保險的人員,檔案中還需具備社會保障部門出具的視同證明。

(6)檔案中的年度考核表及工資相關材料應齊全,時間及內容必須接續。

(7)提拔副科級以上職務的應有干部考察材料,形成材料的單位(或考察人)、時間、印章應齊全。

(8)《干部任免審批表》按規定逐項填寫,注明任免職務的批準機關、批準時間及文號,加蓋組織印章。由黨委(黨組)決定任免的職務在“審批機關意見”欄內填寫任免文號和時間并加蓋組織印章;由行政任免的在“行政機關任免意見”欄內填寫任免文號和時間;按照法律和有關章程由有關會議選舉、任免的,在“行政機關任免意見”欄內填寫會議當選或通過的屆次和時間。

4.職稱材料:

(1)通過評審取得的職稱資格,需有職稱評審表。

(2)通過考試取得的職稱資格,應有相應的評聘材料。

5.黨團材料:

(1)團員:入團志愿書。

(2)黨員:入黨申請書、入黨志愿書、轉正申請、自傳、家庭成員函調材料等。

(四)接收手續

1.人事檔案材料齊全的,分配檔案號,在檔案轉遞登記本上標注姓名、檔案號、代理單位名稱、進檔日期、檔案來源等并錄入檔案管理系統。

2.檔案材料不全,暫不入庫,通知單位或本人辦理補充材料手續,如暫時無法補齊的,填寫《檔案材料缺件單》由單位人事工作人員或本人簽名確認。

3.原則上無法聯系本人或無法補齊材料且本人拒填缺件單的,檔案按原渠道退回。

4.暫不入庫檔案,統一登記。

 

檔案材料補充

 

一、受理對象

單位委托、個人委托保管人事檔案人員。

二、受理條件

材料原件,部分復印件加蓋公章材料可作為備考。

三、辦理要求

1.送歸檔材料前請確定人事檔案在我中心,檔案不在我中心的歸檔材料一律拒收。

2.送來的歸檔材料請在材料左上角用鉛筆標注檔案號并按檔案號順序排列,材料清單必需與材料內容、排列順序相符合。

3.歸檔材料要定期送歸,至少每半年送一次。

4.辦理辭職手續的同時請將所有歸檔材料一并送來。辭職人員檔案一經轉出,我中心不再接收其歸檔材料。

四、辦理流程

1.各單位將需補充歸檔材料及材料清單一并送我中心。

2.各單位送交材料人員同我中心檔案管理人員根據材料清單當面清點核對無誤后辦理交接簽字手續。

3.我中心檔案管理人員將歸檔材料登記后按照檔案裝訂相關規定進行目錄維護、裝訂及存檔。

 

 

 

 

出具檔案證明

 

一、受理對象

單位委托、個人委托保管人事檔案人員。

二、受理條件

出具證明內容需與檔案材料一致。

三、辦理內容及要求

1.婚育證明:單身證明需提供本人身份證;已婚未育證明需提供本人身份證、結婚證原件;已婚已育證明需提供本人身份證、結婚證原件、小孩出生證原件,查看原件后留存復印件。

2.無犯罪記錄證明、工作經歷證明、存檔證明、家庭關系證明、報考證明等。

3.《干部調動登記表》、《省屬事業單位接收人員審批表》審核:表格內容與檔案信息一致,有出入需補齊材料,如本人無法補齊相關材料,需注明“檔案內無此內容”后辦理。如系檔案轉出補辦手續,需依據系統信息審核辦理,轉出意見欄需注明檔案轉出時間及去向。

注:1.單位委托需提供單位介紹信;

2.個人委托需提供本人身份證;

3.委托他人辦理,需提供兩者身份證復印件、委托書,代辦人簽名確認。

 

 

 

查 閱 檔案

 

一、受理對象

1.委托存檔單位。

2.機關、事業單位、高校、司法部門辦案需要。

二、受理條件

查閱檔案人員應有兩人以上,必須出示單位介紹信及工作證或身份證。

三、辦理要求

1.代理單位查閱檔案需由單位出具介紹信,查閱人員出具有效證件。

2.機關或事業單位錄用、研究生錄取查閱檔案需出具單位介紹信,查閱人員出具有效證件。如屬單位委托的,必須提供代理單位介紹信及錄用單位介紹信。

3.司法部門查閱檔案需出具單位介紹信和查閱人員的有效證件。

注:介紹信需寫明查閱內容和查閱人,由單位負責人簽字并加蓋公章。

 

 

 

 

借 閱 檔案

 

一、受理對象

單位委托、個人委托保管人事檔案人員。

二、受理條件

除辦理視同證明、社會保險外原則上不予借出。

三、辦理流程

1.借出檔案需經過整理、裝訂,請提前一周預約借檔。

2.借閱檔案需單位提供介紹信并說明借檔原因,借檔人員出示有效證件,經辦人為其辦理借出手續。

3.借出檔案限十五天內歸還,并不得轉借。檔案歸還時,需審核檔案目錄與檔案材料是否一致。

 

 

借閱檔案材料

 

一、受理對象

單位委托、個人委托保管人事檔案人員。

二、受理條件

檔案材料除辦理黨員轉正外,其他材料原則上不予借出。

三、辦理流程

1.借閱預備黨員材料的,需提供黨組織的介紹信。

2.借閱材料時需經辦人在借閱檔案材料登記本上登記并填寫借條,個人委托需抵押有效證件且在轉正后及時歸還。

檔 案 轉出

 

一、受理對象

人事檔案在我中心保管人員。

二、受理條件

1.單位委托人員原則上與原單位解除勞動關系手續已辦結,未辦結需原單位出具同意轉出證明。

2.社保、公積金已中止且戶籍關系已轉出(或已同省人才中心簽訂戶籍臨時保管協議)。

三、辦理要求

1.轉往省內外人才(職介)機構:出具人才(職介)機構調檔函、本人身份證件。

2.轉出辦理失業保險申領:出具個人書面申請、本人身份證件、養老保險關系變動表。

3.轉往國有企業:出具錄用單位調檔函、營業執照副本復印件(國有資產登記證)、本人身份證件。

4.轉往事業單位:出具錄用單位調檔函、本人身份證件。

5.公務員錄用:出具錄用單位調檔函、本人身份證。如需開具行政介紹信需提供公務員錄取通知。

6.研究生錄取:出具學校調檔函或學校錄取通知、本人身份證件。

注: 除辦理失業保險申領可自提檔案外,其余檔案待手續辦結后送機要局寄出。

1.單位委托代理的必須提供單位介紹信;

2.個人委托代理的需提供本人身份證;

3.委托他人辦理,需提供雙方身份證復印件、委托書,委托人需要簽名確認。

4.轉出領取失業保險,需本人辦理。

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